Ce qu’un gérant d’agence demande avant de confier son portefeuille
Les réponses ci-dessous décrivent ce que le logiciel fait aujourd’hui. Ce qu’il ne fait pas est écrit aussi, plus bas sur cette page. Vous pouvez vérifier chaque réponse dans le manuel administrateur, livré avec l’application.
Qui encaisse, qui paie quoi
L’argent des loyers passe-t-il par nous ?
Non. Jamais. Les loyers que vous collectez appartiennent à vos propriétaires, et nous ne les détenons à aucun moment.
Si vous activez le paiement en ligne, c’est vous qui ouvrez un compte marchand chez le fournisseur de votre choix et qui saisissez vos propres clés. Le fournisseur verse directement sur votre compte. Tant que vous n’avez rien déclaré, aucun moyen de paiement en ligne n’est proposé à vos locataires — mieux vaut qu’il vous appelle qu’un bouton qui échoue.
Deux circuits totalement séparés : votre abonnement, que vous nous payez ; les loyers de vos propriétaires, qui ne passent jamais par nous.
Comment la commission de l’agence est-elle choisie pour un bien ?
Le plus précis gagne : la commission du bien, sinon celle de son immeuble ou de sa cité, sinon celle que vous avez réglée sur la fiche du propriétaire pour tous ses biens. Votre commission habituelle (Paramètres) ne s’applique jamais d’elle-même : un bouton la propose à chaque saisie. Un bien « à moi » n’a pas de commission, et un changement vaut pour les loyers encaissés ensuite : un relevé déjà établi ne change pas.
Exemple : M. Diallo : 8 % pour tous ses biens ; l’immeuble Les Cocotiers : 10 % ; l’appartement B2 : 20 000 F par mois → B2 paie 20 000 F, les autres appartements des Cocotiers 10 %, ses autres biens 8 %.
Combien ça coûte si j’ai 15 biens ? Et si j’en ai 200 ?
Le prix ne dépend pas de la taille de votre parc, mais du loyer de chaque bien : un studio ne paie pas le prix d’une villa. Votre facture est la somme des biens que vous gérez, chacun à son propre prix.
Deux bornes encadrent chaque bien : au minimum 200 FCFA par mois, et jamais plus de 2 000 FCFA, quel que soit le loyer. Le calcul se fait par tranches.
La grille complète est sur la page d’accueil — elle affiche le barème réellement appliqué, pas une copie. Et au moment d’importer un parc existant, l’écran d’aperçu vous annonce votre coût mensuel actuel, votre coût futur et l’écart au prorata avant que la moindre ligne ne soit créée.
Comment se règle l’abonnement ?
Sur un solde, que vous rechargez quand vous le voulez : vous choisissez un palier, vous payez par mobile money ou par carte, et votre solde est crédité dès la confirmation.
À la fin de chaque mois, votre facture s’émet d’elle-même et se règle sur ce solde s’il suffit. Ce qui reste, reste chez vous et sert à la facture suivante.
Si votre solde ne suffit pas, rien n’est prélevé — pas une partie, pas un acompte. L’écran vous dit exactement combien il manque. Un solde entamé et une facture non soldée vous laisseraient sans argent et sans service.
Le prix peut-il changer après mon inscription ?
Le barème peut évoluer dans le temps. Ce qui ne change pas : votre abonnement en cours n’est jamais modifié sans préavis, et chaque recharge comme chaque règlement reste inscrit ligne à ligne — votre solde s’explique, vous pouvez toujours retrouver d’où il vient.
À vous, et récupérables
Qu’est-ce que je garde si je ne continue pas ?
Tout ce que vous avez saisi reste à vous, et reste lisible : vos baux, vos quittances, votre historique, vos documents. Rien n’est supprimé, et rien n’est mis sous clé.
Vous reprenez la saisie le jour où vous souscrivez, sans rien ressaisir : vous retrouvez votre portefeuille là où vous l’aviez laissé. Et si vous avez besoin d’un peu de temps, il se demande — chaque prolongation est motivée et tracée.
Mes données sont-elles à moi ? Qu’est-ce qui se passe si j’arrête ?
Elles sont à vous. La lecture n’est jamais coupée, dans aucun état de votre compte : une agence qui n’a pas payé voit encore ses baux, ses quittances et son historique. Prendre vos données en otage n’est pas une mécanique que nous avons construite.
Ce que vous pouvez emporter aujourd’hui : la liste de vos biens, de vos propriétaires et de vos créances en classeur Excel ; vos six relevés en PDF, avec votre en-tête ; vos écritures vers votre logiciel comptable ; chaque document déposé, téléchargeable un par un.
Et d’un seul coup : un export unique de tout votre portefeuille, dans le format même du modèle d’import — biens, propriétaires, locataires, mandats et cautions. Le fichier obtenu se réimporte tel quel : c’est la seule preuve qui vaut qu’il est complet.
Une suppression est-elle définitive ?
Non. Chaque module a ses Archives et sa Corbeille. Un élément supprimé reste restaurable par vous pendant 7 jours — un délai qui se règle.
Même règle sur l’argent : un reçu erroné s’annule, il ne se supprime pas. Son numéro reste consommé, parce qu’une série de reçus avec un trou ne se contrôle plus. Et une pièce déposée reste déposée, y compris pour un locataire parti — c’est ce qui vous permet de produire un justificatif des années plus tard.
Mes propriétaires et mes locataires voient-ils les mêmes chiffres que moi ?
Oui — et seulement ce qui les concerne. Ils voient ce que vous avez enregistré, pas un résumé reconstitué pour eux.
Chacun entre par sa propre porte et n’y trouve que son dossier : un propriétaire ne voit jamais les biens d’un autre propriétaire, un locataire ne voit jamais le bail de son voisin, et ni l’un ni l’autre ne voit ce que vous gagnez.
Le propriétaire voit ses biens et leur occupation, le net qui lui revient ce mois, les impayés de ses locataires, les interventions qui attendent son accord, ses mandats arrivant à échéance, ses rapports et ses documents. Le locataire voit ce qu’il reste à payer, chaque échéance avec ce qui a été appelé et payé, les pénalités s’il y en a, et sa quittance téléchargeable.
La conséquence est à connaître : un encaissement reçu mais non saisi n’apparaît pas, et votre locataire vous appellera pour vous le signaler. D’où l’habitude à prendre : saisir l’encaissement le jour où vous le recevez.
Qui voit quoi dans mon équipe ?
Trois rôles. L’administrateur fait tout, y compris ce qui engage l’agence. Le gestionnaire tient le terrain : biens, locataires, baux, interventions — pas les paramètres, pas l’équipe. Le comptable tient l’argent : encaissements, dépenses, cautions, reversements, pénalités, rapports — il ne crée pas un bail.
Au-delà du rôle, chaque module s’active ou se désactive membre par membre : un membre ne voit dans son menu que ce qu’il a le droit d’ouvrir. Et un bien peut être restreint à un ou plusieurs gestionnaires précis — l’administrateur, lui, voit toujours l’intégralité du portefeuille.
Engager l’agence — changer de formule, payer une facture, activer une option facturable — est réservé par défaut à l’administrateur. Consulter la facturation, elle, est ouverte à toute l’équipe. Ces droits se cochent membre par membre depuis l’écran Équipe : l’administrateur peut en déléguer, et il est le seul à le pouvoir.
Arriver avec un parc déjà en gestion
Puis-je importer mes biens existants, avec les locataires déjà en place ?
Oui, et c’est le point sur lequel nous avons le plus travaillé — une agence qui gère deux cents biens ne part jamais de zéro.
Une seule ligne de votre fichier crée le propriétaire, le bien, le locataire en place, son bail, son solde d’ouverture (ses impayés en mois ou en montant), la commission de votre mandat, la caution déjà perçue, la provision de charges, son jour d’échéance et la fin de son bail.
Vous téléchargez le modèle en CSV ou en classeur Excel. Le classeur porte sa propre feuille Mode d’emploi : nom exact de chaque colonne, format attendu, valeurs admises, exemple rempli. Assez précis pour que vous le remplissiez, ou pour qu’une intelligence artificielle convertisse votre tableur actuel et que vous n’ayez qu’à vérifier.
Rien n’est écrit avant que vous ne validiez. L’aperçu vous montre ce qui va entrer, ce qui sera ignoré, et ce que ça change à votre abonnement. Vous pouvez le consulter, fermer l’écran et revenir.
Et si deux de mes biens portent le même nom ?
L’import les signale, il ne les refuse pas. Chaque ligne est comparée à votre portefeuille existant et aux autres lignes de votre propre fichier, d’abord par référence, puis par nom — en ignorant les accents, la casse et les espaces en trop.
C’est vous qui tranchez, ligne par ligne : l’importer quand même, ou l’écarter. Deux immeubles peuvent légitimement porter le même nom dans deux quartiers différents.
Combien de temps est-ce gratuit ?
Votre essai vous laisse gérer jusqu’à 2 biens sans rien payer, avec 1 comptes pour votre équipe.
Elle est ouverte pendant 90 jours. L’échéance est calculée une fois, à votre inscription, puis figée : si nous réglons la formule autrement le mois suivant, ce qui vous a été promis s’applique.
Au-delà de cette limite, chaque bien est facturé selon son propre loyer.
Que se passe-t-il quand l’essai se termine ? Est-ce que je perds quelque chose ?
Rien n’est perdu, et la lecture reste ouverte. Vous continuez de voir vos baux, vos quittances et votre historique.
Vient d’abord un délai de 7 jours pendant lequel vous lisez tout sans rien modifier. Ce n’est pas une faveur : c’est la même gradation que pour une facture en retard — on prévient, on passe en lecture seule, on suspend ensuite.
Ensuite, il faut souscrire pour reprendre la saisie. La durée se prolonge, agence par agence, sur demande — et chaque prolongation est motivée et tracée.
Puis-je voir le produit avant de créer mon espace ?
Un espace de démonstration existe, complet, en consultation seule : tous les écrans, tous les rapports, tous les documents, et aucune modification enregistrée. Il se demande — nous vous communiquons les accès.
Vous pouvez aussi créer votre espace et enregistrer un seul bien réel : votre essai suffit pour aller jusqu’à votre première quittance et juger sur pièce. Écrivez-nous si vous préférez la démonstration.
Le terrain, le téléphone, le réseau
Est-ce que ça marche sur téléphone ?
Oui, et c’est prévu pour ça. L’application s’installe directement depuis votre navigateur, sur téléphone comme sur ordinateur, sans passer par un magasin d’applications : elle prend sa place sur votre écran d’accueil, avec votre logo si vous l’avez déposé.
Vos gestionnaires s’en servent sur le terrain — photos d’un état des lieux, justificatif d’une dépense, relevé d’une intervention.
Qu’est-ce qui se passe si je n’ai pas internet ?
Rien ne fonctionne hors ligne, et nous préférons le dire. L’application a besoin du réseau pour afficher un écran comme pour enregistrer une saisie.
Ce qui est conservé sur votre appareil ne concerne que l’habillage — la feuille de style et les scripts —, ce qui accélère l’ouverture quand la connexion est faible. Aucune donnée de votre agence n’est mise de côté pour être consultée ou saisie sans réseau, et il n’y a pas de synchronisation différée. Une coupure interrompt votre travail ; elle n’enregistre rien en attente.
Mes locataires doivent-ils créer un compte ?
Non. Pour régler une échéance, vous lui envoyez son lien : il l’ouvre sans compte, voit le montant dû et choisit son moyen de paiement.
Pour son espace — ses échéances, ses pénalités, ses quittances —, il entre le téléphone de sa fiche et le code porté sur sa quittance. Pas d’inscription, pas de mot de passe à inventer. Le propriétaire, lui, reçoit un lien et choisit lui-même son mot de passe : vous ne lui communiquez jamais de mot de passe, vous n’en connaissez aucun.
J’ai déjà des locataires dans mes maisons : comment les enregistrer ?
Il habite déjà le logement : Reprendre un locataire déjà en place. Un par un, ou tous d’un coup par l’import. La reprise recopie sa situation d’aujourd’hui (à jour, impayés, avance, caution et qui la détient) : rien n’est encaissé.
Exemple : Mme Koné habite la villa de M. Diallo, paie 150 000 F par mois et n’a pas payé septembre ni octobre. Quatre réponses suffisent : le bien, Mariam Koné et son téléphone, 150 000, « Non, il doit » 2 mois. Une dette de 300 000 F est notée, rien n’est encaissé ; vous l’encaisserez quand elle paiera. L’avance, la caution et la date d’entrée sont sous « Plus de détails (facultatif) ».
Il entre maintenant : Nouveau locataire. Pour un locataire qui entre dans un bien libre : le bail commence, et la caution, l’avance et les frais d’agence sont encaissés le jour où vous les enregistrez.
Est-ce que vous envoyez des SMS à mes locataires ?
Pas tant que vous ne l’avez pas décidé. Les canaux e-mail, SMS et WhatsApp existent, et ils sont livrés éteints. Rien ne part avant que vous n’ayez activé un canal et saisi vos propres identifiants chez votre agrégateur — c’est votre compte, et ce sont vos envois que vous payez.
Par défaut, le canal est l’espace de votre locataire. Le chemin le plus court pour l’y amener reste WhatsApp : depuis vos écrans, un document se partage sur le numéro de sa fiche, avec un message et un lien. Le lien, pas la pièce jointe — le « click to chat » de WhatsApp ne transporte qu’un texte, et nous ne vous promettrons pas un PDF joint que nous ne pouvons pas envoyer.
Dois-je demander l’accord du propriétaire pour chaque intervention ?
Vous choisissez, et ce choix est un réglage de votre agence, pas une règle que nous vous imposons.
Trois politiques : information seule — vous réalisez les travaux puis vous en rendez compte, avec les photos et les coûts ; validation au-delà d’un seuil — son accord n’est demandé que si le devis dépasse le montant que vous fixez ; validation systématique — à activer quand votre mandat l’exige. Dans tous les cas, le propriétaire garde la trace, les photos, les coûts, et la possibilité de contester ou de demander une information.
Puis-je mettre mon nom, mon logo et mes couleurs ?
Oui. Le nom affiché, le logo, le slogan et le thème de couleurs sont les vôtres, et ils s’appliquent partout : votre site public, les portails de vos propriétaires et de vos locataires, vos documents PDF, et l’application installée sur le téléphone.
L’en-tête et le pied de page légal de vos documents — raison sociale, adresse, RCCM, mentions — se règlent une fois et sortent sur chaque reçu, chaque relevé, chaque contrat.
Puis-je tenir ma comptabilité dedans ?
Oui, et ce n’est pas une option à payer. La comptabilité, la trésorerie et les documents annuels sont compris.
Vous importez votre propre plan comptable si vous en avez un, et vous exportez vos écritures vers votre logiciel. Le paramétrage se fait par pays, ce qui compte en zone OHADA.
À savoir : plusieurs décisions de plan comptable restent à arbitrer avec vous — ce sont des choix, pas des réglages par défaut que nous prendrions à votre place.
Est-ce que mon espace de stockage peut se remplir ?
Oui, il dépend de votre formule, et la vignette Stockage de votre tableau de bord vous prévient avant la saturation : en orange quand l’espace est bientôt plein, en rouge quand les prochains dépôts seront refusés.
Prenez le second message au mot : une fois la limite atteinte, un justificatif ne peut plus être joint à une dépense ni une photo à une intervention, et le refus tombe au moment de la saisie — souvent devant un locataire qui attend. Rien n’est jamais supprimé pour faire de la place.
Ce que le logiciel ne fait pas
Mieux vaut le savoir avant de vous engager. Si l’un de ces points compte pour vous, écrivez-nous.
Et un point sur le paiement en ligne : tout est en place, mais avant de l’ouvrir à vos locataires, faites un premier paiement de petit montant depuis votre propre téléphone. C’est la seule preuve que votre compte marchand est bien habilité à encaisser. L’écran vous y invite.
Une question qui n’est pas là ?
Posez-la : vous aurez une réponse franche, même quand c’est non.